Markkinoijan messumuistilista

Ennen messuja on tuhat ja yksi asiaa hoidettavana, teimme sinulle kattavan muistilistan, josta toivottavasti on apua ennen h-hetkeä.

Jo ennen kuin päätetään osallistutaanko messuille, kannattaa miettiä mitä tavoitellaan, miksi mennään messuille, miksi juuri näille messuille ja miten mitataan onnistumista? Kun päätös messuille osallistumisesta on tehty, kertaa vielä kerran osallistumisen tavoitteet ja kerro ne myös organisaatiollesi.

Halutaanko kävijöitä? Mieti millä houkuttelemme kävijöitä juuri meidän osastollemme, perinteisiä keinoja ovat erottuvan osaston ja ennakkokutsun lisäksi esim. kilpailu, messutarjous tai esiintyjä. Jos haluat lähettää heille jatkossa uutisia ja tarjouksia, miten keräät tarvittavat tiedot; sähköisesti vai perinteisesti esim. kilpailukupongilla, jättämällä käyntikortit tms. (muista pyytää markkinointilupa).

Halutaanko jälleenmyyjiä? Jos etsit tuotteellesi tai palvelullesi uusia jälleenmyyjiä, kannattaa varmistaa, että sinulla on mukanasi jaettavaksi jotain kättä pidempää oli se sitten esite, flyer, kortti tai vaikka käyntikortti, mutta jotain millä varmistat, että kiinnostus ja yhteys säilyy. Tuotteesi ovat pääroolissa, joten esittele ne edustavasti. Kerro myös tuotteiden edut, miksi juuri tämä tuote on pärjännyt kilpailussa hyvin. Kerro referenssejä onnistumisista, hintatiedot, katteen muodostuminen, markkinointitoimenpiteet. Ja anna selkeät toimintaohjeet, miten asiassa kannattaa edetä ja varmista, että pystyt kontaktoimaan uudet ehdokkaat myös jälkikäteen.

Tarkista aikataulut:

Osaston numero xx, messujen ajankohta xx.xx.20

• Koska osasto pitää varata ja vahvistaa?
• Ketkä lähtevät mukaan messuille, tarvitaanko hotellimajoitus, entä kulkeminen, parkkipaikat ja -liput?
• Koska tarvitaan aineistot messujärjestäjälle?
• Milloin lähetetään kutsut?
• Työnjako, kuka tekee mitäkin, kuka vastaa projektista, miten varmistetaan, että kaikki tulee tehdyksi ja pysytään aikataulussa?

Osaston suunnittelu ja rakentaminen

Messuosaston suunnittelu ja toteutus, koko xx m2

• Kuka suunnittelee osaston ilmeen?
• Tarvitaanko teema?
• Kuka rakentaa osaston? Mitä sisältyy messujärjestäjän osaston hintaan, mitä vielä tarvitaan?
• Kuka roudaa kamat sinne ja pois?

Voit myös aikatauluttaa näitä toimintoja ja miettiä mitä voit tehdä itse ja mitä kannattaa tilata esim. mainostoimistolta. Yleensä tarvitaan ainakin nämä:

Perussuunnittelu

• Visuaalinen ilme & messujen ideointi
• Messuseinät ja kyltit, originaalituotanto
• Kutsut, kuoret, kilpailukupongit, tehdäänkö sähköisesti vai printtiversiot
• Jälkihoito ja seuranta
• Palaverit, alihankintayhteydet ja osaston tarkistus

Messurakenteet ja osaston tarvikkeet

• Messuosaston seinät, otsalauta, matot
• Neuvottelutilat
• Varasto, naulakko, peili
• Lukittava säilytystila
• Jääkaappi, näyttö
• Sähkösyöttö (tavallisin 3 kW)
• Lisäpistorasiat (yksi sis. hintaan)
• Osastosiivous (ennen messuja ja 1. messupäivän jälkeen)

Huonekalut ja sisustus

• Baaripöytä, neuvottelupöytä
• Tuolit
• Sohva
• Näyttö, tv, läppäri
• Roskikset
• Kuljetukset messuille ja pois

Muu muistettava

• Kertakäyttömukit, servietit, juotavat
• Tarjoilut
• Kilpailun palkinto
• Nimikyltit, esittelijäkortit
• Kynät
• Vaatetus
• Jakotavara

Painotyöt (muista kieliversiot)

• Kutsut
• Kilpailukuponki
• Kilpailukuponkilaatikko
• Messutarjous
• Esitteet
• Käyntikortit

Jos yrityksenne osallistuu useampaan messuun vuosittain, kannattaa myös miettiä voisiko joitakin osioita hyödyntää jatkossakin.  Esim. seinät voidaan toteuttaa kankaisena, staattisilla tarroilla, irtoavaliimaisina tulosteina tai valmiina rakenteina esim. kierrätettävästä materiaalista.

Joka tapauksessa onpa osastosi pieni tai iso, on messuilla on tärkeää erottua ja jäädä mieleen, tässä apuna voi olla esim. yhtenäinen  teema, pukeutuminen, tavallista korkeammat rakenteet.  Toivottavasti tästä muistilistasta on apua ja voit keskittyä itse tapahtumaan ja nauttia uusista kontakteista ja messutunnelmasta.

Onnistuneita messuja!